Ist eine ToDo-Liste sinnvoll? Lust oder Frust?
Schreiben Sie Listen? Darf eine ToDo-Liste in Ihrem Alltag nicht fehlen? Sind Sie der Meinung dass jede Person, die produktiv sein will, solche Listen schreiben muss? Wirklich?
Der Sinn dahinter sind die modernen Wörter „Struktur“ und „Effizienz“. Aber auch Belohnung. Jedes Häckchen ist eine Art „Belohnung“ im Sinne von „gut gemacht“. Nur ist diese Methode wirklich sinnvoll? Es gab einmal eine Zeit, da schrieb auch ich Listen. Täglich in der Früh nahm ich Stift und Bullet Journal in die Hand und quetschte eine ToDo-Liste aus mir heraus. Dabei verging leicht eine halbe Stunde! Danach legte ich das Buch erleichtert weg. Am nächsten Tag nahm ich diese Liste wieder in die Hand und hackte brav ab, was ich am gestrigen Tag erledigen konnte. Dabei wurde mir immer klarer, dass ich kaum etwas geschafft hatte – und täglich wurde der Frust größer!
STOP! Halten Sie inne und fragen sich: „Wie geht es mir mit der ToDo-Liste?“
Sind Sie mit Ihren Listen zufrieden und kommen gut zurecht, dürfen Sie sich gerne einen anderen Blogbeitrag zum Lesen suchen, aber an alle anderen – bleiben Sie dran! Es gibt andere Möglichkeiten – ohne Frust. Denn wir alle wissen, wir haben gestern etwas geschafft, aber es steht vielleicht nicht auf dieser Liste, oder wir hatten einen Punkt dabei, der mehr Zeit in Anspruch genommen hat, als wir dachten.
Probieren Sie folgende Vorschläge einmal aus:
Tage mit wenigen Fixterminen
Schritt 1 - Tagesplanung
Setzen Sie sich morgens hin, atmen Sie durch und stimmen sich damit auf den Tag ein. Versuchen Sie, sich eine „Startroutine“ zu schaffen. Überlegen Sie sich Fragen, damit Sie nichts vergessen. Z.B.:
– Welche Fixtermine habe ich heute?
– Was möchte ich für mein Wohlbefinden machen?
– Wieviel Zeit bleibt für meine Aufgaben? Bleiben Sie dabei realistisch!
– Planen Sie auch Pausen und etwas Zeit für Telefonate und Mailbeantwortung ein!
Schritt 2 - Finden Sie 2 bis maximal 3 Aufgaben
Je nachdem wie Ihr Terminplan an dem Tag aussieht, können Sie nun beginnen, 2 bis maximal 3 Aufgaben zu finden. Setzen Sie dann Prioritäten und überlegen sich eine grobe Bearbeitungsdauer pro Aufgabe. Denn manche Themen benötigen einen, oder sogar mehrere Tage und müssen dann in kleinere Bereiche gesplittet werden. Beginnen Sie nun bei der wichtigsten Aufgabe und arbeiten diese ab. Dabei kümmern Sie sich weder um das Handy, noch um Mails. Sorgen Sie dafür, dass Sie ungestört bleiben! Der Lohn dafür ist, dass Sie eine wichtige Aufgabe vom Tisch haben und Sie sich erleichtert und befreit fühlen. Probieren Sie es aus!
Schritt 3 - Pause
Eine Pause muss sein! Gehen Sie an die frische Luft, atmen Sie durch und genießen das Gefühl einer erledigten Aufgabe. Danach werfen Sie einen Blick auf Handy, Social Media und Mail-Postfach.
Setzen Sie sich dafür aber unbedingt ein Zeitlimit – denn die nächste Aufgabe wartet!
Tage mit vielen Fixterminen und wenig Zeit
Bei vielen Selbständigen – besonders bei KleinunternehmerInnen – wird dies die überwiegende Zeit so sein. Und eigentlich ist es ja ein gutes Zeichen, wenn in Ihrem Business Bewegung ist. Trotzdem müssen auch da gewisse Aufgaben erledigt werden.
Tipp
Und diesen Tipp haben Sie sicherlich schon oft gehört: Schotten Sie sich von Ihrer Umwelt ab! Sperren Sie die Bürotüre zu, schalten Sie Ihr Handy auf lautlos und legen es verkehrt herum auf den Tisch und schalten Sie die Mailbenachrichtigungen ab. Ja, es ist hart, aber der einzige Weg wirklich effizient zu arbeiten. Es gibt keinen Weg daran vorbei.
Wie lange Sie das machen möchten, hängt von Ihrer Zeit und den Aufgaben ab. Aber ich rate zu mindestens einer Stunde.
Ich war früher Office-Managerin und teilweise fragte ich mich abends, was ich den ganzen Tag gemacht habe. Im Minutentakt wurde ich herausgerissen von Telefonanrufen, Mails, dringenden Arbeitsanweisungen und unwichtigen Anliegen meiner Kollegen. Kaum nahm ich den Bleistift wieder in die Hand und wußte, wo ich eigentlich war, kam die nächste unaufschiebbare Sache. An solchen Tagen wünschte ich mir ein ruhiges Büro im Keller, um meine Aufgaben erledigen zu können. Aber als Sekretärin ging das nicht, das war mein Job – aber jetzt genieße ich meine ruhige Stunde und weiß ungestörtes Arbeiten zu schätzen.
