Warum es unerlässlich ist, Ihre Emails zu sichern ...
Nutzen Sie IMAP?
Es ist nicht ungewöhnlich, dass wir uns auf unsere E-Mail-Konten verlassen, um wichtige Daten zu speichern. Doch was passiert, wenn wir alle unsere Emails verlieren?
Dieser Blogartikel wurde von den Erfahrungen eines Geschäftsfreundes inspiriert, der durch einen verhängnisvollen Fehler – das Löschen der Mails auf seinem Webserver – fast alle seine Emails verloren hat.
Sieht Ihre Email-Adresse so aus? office@meinewebseite.at?
UND nutzen Sie ein lokales Emailprogramm?
Dann verwenden Sie entweder POP3 oder IMAP.
Kurz erklärt:
POP3 – die Mails werden von Ihrem Server geholt und sind anschließend nur auf Ihrem lokalen Mailprogramm gespeichert.
IMAP – die Mails bleiben auf dem Server und sind damit auf verschiedenen Geräten abrufbar. Eine praktischen Sache, aber bedenken Sie bitte, dass der Server eine begrenzte Speicherkapazität hat und Mails zeitweise aussortiert werden sollten!
Wenn Sie Ihre E-Mails im Posteingang, am Server oder in wenigen Ordnern speichern, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit eines schwerwiegenden Datenverlusts, wenn etwas mit Ihrem E-Mail-Konto oder dem Server passiert.
Mit einer regelmäßige Sicherungen Ihrer Postfächer minimieren Sie dieses Risiko. Der Fall meines Geschäftsfreundes zeigt deutlich, wie wichtig es ist regelmäßige Backups zu erstellen.
Genaue Anleitungen finden Sie auf Youtube (achten Sie dabei auch auf das Erscheinungsdatum des Videos!) oder fragen Sie die zuständige Person.
Was mache ich nun mit den Emails?
Nehmen Sie sich Zeit und gehen folgende Fragen und Anregungen durch:
- Bin ich der Ordner-Typ?
- Wenn Sie Ordner verwenden möchten – schaffen Sie die Ablage regelmäßig?
- Wieviele Ordner sind nötig – zuviele Ordner bringen meistens noch mehr Chaos.
- Sollen mehrere Personen damit arbeiten? Dann ist es leichter, diese eher einfach zu halten.
- Welche Routine bzgl. sichern, aussortieren und löschen möchte ich mir angewöhnen? Z.B im Kalender als festen Termin eintragen.
- Sie können die Ordnerstruktur auch wie die Ordner im Regal oder am PC anlegen
- Wenn Sie eher kreatives Chaos bevorzugen, klappt das mit den Ordnern meistens wenig.
- Bedenken Sie auch, dass Sie eine Suchfunktion haben. Hilfreich, wenn man etwas schnell finden möchte.
- Investieren Sie Zeit und lernen Ihr Mailprogramm gut kennen. Nutzen Sie Tools wie z.B. farbliche Markierungen, Kategorien, … Es spart Zeit.
Meine Ordnung - ein Beispiel
Ich hatte früher unzählige Ordner erstellt und mindestens genauso viele Unterordner. Ich fand mich nicht mehr zurecht.
In einem Workshop habe ich ein einfaches System kennengelernt, dass ich etwas erweitert und angepasst habe.
Ich habe folgende Ordner, in welche ich die Mails aus dem Posteingang sortiere:
01 nur lesen
02 antworten
03 bearbeiten
04 warten
05 Rechnungen
06 interessant (Newsletter, …)
Dann habe ich einen weiteren Ordner „Business“, welcher die Unterordner „Projekte“ und „Archiv“ beinhaltet.
Private Mails kommen in den Ordner „Privat“. Diesen habe ich noch in „Wichtiges“ und „Urlaube“ eingeteilt.
Weitere Ordner habe ich nicht. Ich nutze fast nur die Suchfunktion.
Was ich auf jeden Fall empfehlen kann (abhängig vom Mailprogramm) sind „Zur Nachverfolgung“ und „Kategorisieren„.
Ich habe für besondere Mails Farben (Rechnungen grün, Kontakte gelb, Wichtiges rot) festgelegt, somit finde ich z.B. Rechnungen (grün) schneller.
Jeden Tag schaue ich als erstes in mein Mailprogramm und bearbeite den Posteingang und schaue auch gleichzeitig die Ordner 02, 03, 04 und 05 durch. Jedes bearbeitete Mail kommt danach in den jeweiligen Ordner zur Archivierung.
Fazit
Für welche Ordnung Ihr Euch auch entscheidet – wichtig ist die regelmäßige Sicherung.
