Zeitmanagement

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Manuela Spiegelfeld
ARTbySpiegelfeld

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Oh, schon wieder ein Stunde vorbei!

Wo ist nur die Zeit geblieben? Ich schaffe das heute nicht! Das verschiebe ich auf morgen!
Kennen Sie solche Sätze? Ja? Ich auch! Und wahrscheinlich jeder auf diesem Planeten. Aber warum ist es so schwer, sich an die Pläne zu halten, das Arbeitspensum zu schaffen? An der Sache dranzubleiben und auch zeitgerecht fertig zu machen?
Ich möchte ehrlich zu Ihnen sein. Ich habe dafür kein Patentrezept. Aber was ich weiß ist, seit ich mir gut überlegt habe, was ich will und wer ich bin klappt alles besser!

Ich habe gefühlt so gut wie jede Technik zur Optimierung meinerseits ausprobiert. Und hatte letztendlich mehr Chaos im Kopf und am Computer als vorher.
Und ich war verunsichert, hätten diese Tools mir nicht helfen sollen??

Mein Lösungsweg

Ganz einfach! Ich habe mir einen Tag frei gemacht. Ganz für mich alleine, ohne Ablenkungen.
Dann habe ich mir die Tools alle angesehen und mir folgende Fragen gestellt:
– Wie einfach ist die Umsetzung?
– Ist mir diese Technik sympathisch?
– Vorteile/Nachteile der Technik
– Wie nützlich ist die Technik für meine Bedürfnisse

Hier meine Gedanken zu ein paar der Techniken, vielleicht ist etwas für Sie dabei. Ich habe diese nicht näher beschrieben, da sich dazu unzählige Artikel im Internet befinden.
Weiter unten beschreibe ich dann meine Mischtechnik. 

Einige der vielen Zeitmanagement-Techniken

Eisenhower-Prinzip/Matrix

Wenn Sie Ihre Aufgaben für den Tag aufgeschrieben haben, teilen Sie diese in 4 folgenden Kategorien: 
A-Aufgaben: Sofort erledigen
B-Aufgaben: Planen, Terminieren
C-Aufgaben: Deligieren, Reduzieren
D-Aufgaben: Weder wichtig noch dringend.
Das Problem, das ich hatte, war dass ich mich schwer entscheiden konnte, was wohin gehörte und bei der Kategorisierung manchmal schon viel Zeit verging.

Pareto-Prinzip oder 80/20 Prinzip

Mit 20% des Zeitaufwandes kannst Du 80% des Ergebnisses erzielen – so besagt die Regel.
Für mich war die Schwierigkeit die 20% herauszufiltern.
Leider hat sich mir diese Technik nicht so ganz erschlossen und so bin ich weiter auf die Suche gegangen.

Die ALPEN-Methode

Aufgaben zusammenstellen
Länge der Tätigkeit
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen über Priorisierung treffen
Nachkontrolle und Unerledigtes am nächsten Tag einplanen

Eine gute Methode für einen groben Zeitplan, welche ich ein Stück weit übernommen habe. Damit kann man auch gut überprüfen, ob das Tagespensum zuviel oder gut geplant war.

Küss den Frosch (eat the frog) Technik

Die beste Technik überhaupt, und so einfach!
Die Arbeit, die Sie am wenigsten mögen, nehmen Sie sich gleich zuerst vor! Nutzen Sie den morgentlichen Schwung, um Unangenehmes zu erledigen. Sie fühlen sich danach einfach toll, motiviert und haben das Gefühl richtig viel erledigt zu haben. Sie werden sehen!

Die Pomodoro-Technik

Diese Technik wollte ich unbedingt hier noch einbringen. Denn Pausen sind sehr wichtig. Mir passierte es immer wieder, dass ich mehrere Stunden am Sessel saß, ohne Pause, ohne Bewegung, ohne etwas zu trinken. Es gibt dazu Apps für Pc und Handy. Der Timer erinnert nach 25 Minuten, eine kurze Pause von 5 Minuten einzulegen. Nach 4 Pomodoro-Einheiten legen Sie eine längere Pause von 20 – 30 Minuten ein. Probieren Sie es unbedingt aus!

Wie mache ich es nun?

Zuallererst – ich habe mir eine halbe Stunde für meine Tagesplanung reserviert. 
Ich komme um ca. 6.oo Uhr ins Büro, lüfte ordentlich durch, mache dabei einige Übungen für die Wirbelsäule, Augen und Nacken.
Danach stelle ich Teewasser auf und hole im Garten Teekräuter. Diesen Luxus genieße ich jeden Tag im Home-Office.
Danach starte ich die Zeiterfassungsapp und starte mit der Tagesplanung.
Ich liebe Bullet-Journaling (lt. Methode von Ryder Carroll) und so schlage ich mein Buch auf und arbeite die Fragen durch. Diese Fragen habe ich von jemandem übernommen, leider weiß ich die Quelle nicht mehr.

bullet-journal-tagesplanung

Frage I, Frage II und Frage III werden immer beantwortet. Alle anderen nur, wenn ich noch Zeit dafür habe.
Wenn ich diese Informationen zusammen habe, wird zuerst die ALPEN-Methode angewandt – in Kombination mit der „Küss den Frosch“ Methode.
Dann werfe ich den Pomodoro-Wecker an und los geht´s.

Hier seht Ihr so einen typischen Zeitplan von mir:

bullet-journal-tagesplanung

Noch kurz eine Erklärung dazu:
Zuerst notiere ich alle Fixtermine an dem Tag. Dabei notiere ich mir die gesamte geblockte Zeit (inkl. Fahrtzeit). 
Darunter kommen die Tagesaufgaben. Wichtiges wird mit einem Rufzeichen gekennzeichnet. „Küss den Frosch“ Aufgaben mit zwei Rufzeichen. Danach überlege ich mir die ungefähre Erledigungsdauer.
Da ich die Zeit mit einem Zeiterfassungstool erfasse, kann ich sehen, wie gut ich kalkuliert habe (wenn ich möchte …)

Für mich ist das der einzig richtige Aufbau für meine tägliche Zeitplanung.

Wie seht Ihr das? Lasst mir gerne ein Kommentar dazu da. So können andere Besucher und Besucherinnen von Euch lernen!

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